Nichtverfügbarkeit für ein Teammitglied definieren

Die Nichtverfügbarkeit von Personal ermöglicht es, Zeiträume zu markieren, in denen ein Mitglied des Teams (Personal) nicht für die Teilnahme oder Überwachung einer Aktivität verfügbar ist. Ob bei geplanten Abwesenheiten wie Urlaub, persönlichen Terminen oder Schulungen: Die Definition der Nichtverfügbarkeit gewährleistet eine präzise Planung und vermeidet Terminkonflikte.

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So definieren Sie Nichtverfügbarkeit

1. Funktionszugriff:

   • Gehen Sie zum Abschnitt „Nichtverfügbarkeit“ oder klicken Sie auf den Namen des Mitarbeiters links in Ihrem Zeitplan, um dessen Profilblatt zu öffnen.

2. Nichtverfügbarkeit hinzugefügt:

   • Klicken Sie im Mitarbeiterprofil auf die Schaltfläche „Nichtverfügbarkeit hinzufügen“.

   • Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Details der Nichtverfügbarkeit festlegen können.

3. Set-Details:

   • Wählen Sie, ob die Nichtverfügbarkeit einen einzelnen Tag oder mehrere Tage beträgt.

   • Geben Sie das Startdatum der Nichtverfügbarkeit und ggf. das Enddatum ein.

   • Definieren Sie für jeden betroffenen Tag Nichtverfügbarkeitszeiten.

   • Sie können sich auch für eine wiederkehrende Nichtverfügbarkeit entscheiden, beispielsweise jeden Samstag in einem bestimmten Zeitraum.

4. Sicherung:

   • Nachdem Sie alle Informationen eingegeben haben, speichern Sie die Änderungen. Die Nichtverfügbarkeit wird dann erfasst und im Personalplan sichtbar.

Anwendungstipps und Best Practices

• Präzise Planung: Stellen Sie sicher, dass Sie Ausfallzeiten so früh wie möglich definieren, um Terminkonflikte zu vermeiden und ein effizientes Ressourcenmanagement sicherzustellen.

• Kommunikation: Informieren Sie Ihr Team über geplante Abwesenheiten, um eine klare Kommunikation aufrechtzuerhalten und Missverständnisse zu vermeiden.

Umgang mit häufigen Fehlern

• Zeitplankonflikte: Überprüfen Sie immer den Gesamtplan, bevor Sie eine neue Nichtverfügbarkeit definieren, um Überschneidungen mit bereits geplanten Sitzungen zu vermeiden.

• Wiederkehrende Ausfallzeiten: Seien Sie beim Einrichten wiederkehrender Ausfallzeiten vorsichtig, um sicherzustellen, dass diese nicht über den erforderlichen Zeitraum hinausgehen.

Die Nichtverfügbarkeit wird durch eine graue Schraffur im Personalplan optisch dargestellt und ist so leichter erkennbar. Beachten Sie, dass diese Schraffuren auch darauf hinweisen können, dass Mitarbeiter für Ihr Team nicht verfügbar sind, aber an einer Aktivität beteiligt sind, die für Sie nicht sichtbar ist.

Wenn Sie diese Schritte und Tipps befolgen, können Sie die Nichtverfügbarkeit Ihrer Mitarbeiter auf Yoplanning effektiv verwalten und so eine optimale Planung der Aktivitäten Ihres Teams gewährleisten.