Benutzerhandbuch zum Anschließen eines E-Mail-Systems über Zapier

Mit der Yoplanning-Verbindungsfunktionalität zu einem E-Mail-System über Zapier können Sie die Verwaltung der E-Mail-Kommunikation automatisieren. Zapier ist eine Integrationsplattform, die es einfach macht, verschiedene Apps zu verbinden, um Arbeitsabläufe zu automatisieren. Mit Zapier und Yoplanning können Sie Automatisierungen, sogenannte „Zaps“, erstellen, die auf verschiedene Auslöser in Yoplanning reagieren (z. B. das Hinzufügen eines neuen Kunden oder das Erstellen einer neuen Bestellung), um E-Mails zu senden oder andere Aktionen in Ihren Kommunikationssystemen abzuschließen.

Schritte zur Nutzung der Funktion

• Zugriffstoken anfordern:

  • Bevor Sie beginnen, müssen Sie ein Zugriffstoken erhalten. Schreiben Sie dazu an [e-mail] und fordern Sie ein Token für die Integration mit Zapier an.

• Zugriff auf Zapier:

  • Melden Sie sich bei Ihrem Zapier-Konto unter zapier.com an.

• Erstellen Sie einen neuen Zap:

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche „Zap erstellen“, um einen neuen Zap zu erstellen.

• Wählen Sie Yoplanning als Auslöser:

  • Suchen Sie „Yoplanning“ in der Apps-Liste und wählen Sie es aus.

  • Wählen Sie den passenden Auslöser, beispielsweise „Neuer Kunde“, „Neuer Auftrag“ oder „Änderung einer Kundendatei“.

  • Verbinden Sie Ihr Yoplanning-Konto mit dem Zugriffstoken, das Sie erhalten haben.

• Konfigurieren Sie die Aktion im E-Mail-System:

  • Wählen Sie Ihre E-Mail-Systemanwendung (wie Mailchimp, SendGrid oder einen anderen von Zapier unterstützten Dienst).

  • Wählen Sie die auszuführende Aktion aus, zum Beispiel „E-Mail senden“ oder „Zur Liste hinzufügen“.

  • Verbinden Sie Ihr E-Mail-Konto mit Zapier, indem Sie den Anweisungen zum Autorisieren des Zugriffs folgen.

• Kartendaten:

  • Ordnen Sie Yoplanning-Daten (wie Kundenname, E-Mail-Adresse usw.) den Feldern Ihrer E-Mail-Aktion zu.

• Zap testen und aktivieren:

  • Testen Sie den Zap, um sicherzustellen, dass er ordnungsgemäß funktioniert.

  • Aktivieren Sie Zap, damit es automatisch im Hintergrund arbeitet.

Tipps zur Verwendung und Best Practices

• E-Mail-Segmentierung: Verwenden Sie Yoplanning-Triggerinformationen, um Ihre E-Mail-Listen zu segmentieren und gezielte Nachrichten an Ihre Kunden zu senden.

• Bestätigungsautomatisierung: Richten Sie Zaps ein, um automatisch Bestellbestätigungen oder Sitzungserinnerungen zu senden.

• Analyse und Verbesserung: Überwachen Sie Ihre E-Mail-Leistung und passen Sie Ihre Strategien basierend auf Öffnungs- und Klickraten an.

Häufige Probleme und Lösungen

1. Problem: Daten werden nicht korrekt synchronisiert.

   • Lösung: Stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Felder korrekt zugeordnet sind und dass Verbindungen zwischen Yoplanning und Ihrem E-Mail-System aktiv und autorisiert sind.

2. Problem: E-Mails werden nicht gesendet.

   • Lösung: Stellen Sie sicher, dass Zap aktiviert ist und Ihr E-Mail-Konto über genügend Guthaben oder Kapazität zum Versenden von E-Mails verfügt. Überprüfen Sie auch die Spam-Einstellungen und Filter Ihres E-Mail-Dienstes.

3. Problem: Trigger funktioniert nicht.

   • Lösung: Stellen Sie sicher, dass die Yoplanning-Integration mit Zapier korrekt konfiguriert ist und die erforderlichen Berechtigungen erteilt werden. Sie können auch die Ereignisprotokolle in Zapier überprüfen, um das Problem zu diagnostizieren.