Verwaltung von Überzahlungen bei Bestellungen auf Yoplanning.pro
Einführung in die Überzahlungsverwaltungsfunktion
Die Verwaltung von Überzahlungen in Bestellungen ist eine Funktion zur Bewältigung von Situationen, in denen ein Kunde mehr als den fälligen Betrag für eine Dienstleistung bezahlt hat. Dieser Zuschlag kann auf zwei Arten gelöst werden: durch eine direkte Rückerstattung an den Kunden oder durch die Schaffung eines Kundenguthabens, das für zukünftige Transaktionen verwendet werden kann.
Zugriff auf die Funktion
Um auf die Überzahlungsverwaltung zuzugreifen, gehen Sie wie folgt vor:
Greifen Sie auf die Liste der Bestellungen zu
Finden Sie die Bestellungen des Kunden mithilfe der Filter oben in der Liste.
Erstellung eines Kundenguthabens
Um aus einer Überzahlung ein Kundenguthaben zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:
Suchen Sie in der Bestellliste nach der von der Überzahlung betroffenen Bestellung.
Klicken Sie auf die Bestellung, um zu den Details zu gelangen.
Wählen Sie die Option Gutschein verkaufen, die in den möglichen Aktionen der Bestellung sichtbar ist.
Wählen Sie im Dropdown-Menü Kundenkredit aus.
Geben Sie den Kreditbetrag ein, der der Überzahlung entspricht.
Bestätigen Sie die Erstellung des Guthabens. Der Rechnung wird eine Zeile hinzugefügt, die das zugewiesene Guthaben angibt.
Guthabenverwendung durch den Kunden
Das erstellte Kundenguthaben wird automatisch im Konto des Kunden verbucht und kann als Zahlungsmittel für jede neue Bestellung verwendet werden:
Wenn der Kunde eine neue Reservierung oder Bestellung vornimmt, kann er sein verfügbares Guthaben nutzen.
Der Gutschriftsbetrag wird vom Gesamtbetrag der neuen Bestellung abgezogen.
Benutzertipps und Best Practices
Transparente Kommunikation: Stellen Sie sicher, dass Sie mit dem Kunden klar über die Bearbeitung seiner Überzahlung kommunizieren, sei es durch Rückerstattung oder Gutschrift.
Dokumentation: Yoplanning verfolgt alle ausgestellten Gutschriften zur späteren Bezugnahme und zur Vereinfachung von Buchhaltungsabstimmungen.
Vorbeugung: Beachten Sie, dass es nicht möglich ist, Bestellungen als Schlussrechnung zu validieren, wenn sie eine Überzahlung enthalten. Eventuelle Überzahlungen müssen unbedingt beglichen werden, damit die Bestellung in eine Rechnung umgewandelt werden kann.
Häufige Fehler und Lösung
Gutschrift nicht angewendet: Überprüfen Sie, ob die Gutschrift erstellt wurde und im Kundenkonto sichtbar ist. Bei Unstimmigkeiten überprüfen Sie die eingegebenen Beträge noch einmal und passen Sie sie gegebenenfalls an.
Der Kunde weiß nicht, wie er das Guthaben verwenden kann: Stellen Sie sicher, dass der Kunde versteht, wie sein Guthaben auf zukünftige Bestellungen angewendet werden kann. Eine kleine Schulung oder FAQ können hilfreich sein.
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