Nichtverfügbarkeit für ein Teammitglied definieren

Mit der Personalnichtverfügbarkeit können Sie Zeiträume markieren, in denen ein Teammitglied (Mitarbeiter) nicht verfügbar ist, um an einer Aktivität teilzunehmen oder diese zu beaufsichtigen. Egal ob geplante Abwesenheit wie Urlaub, persönliche Termine oder Schulungen: Durch die Definition der Nichtverfügbarkeit ist eine präzise Planung gewährleistet und es kommt nicht zu Terminkonflikten.

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So definieren Sie Nichtverfügbarkeit

1. Zugriff auf die Funktion:

   • Gehen Sie zum Abschnitt „Nichtverfügbarkeit“ oder klicken Sie links in Ihrem Dienstplan auf den Namen des Mitarbeiters, um dessen Profilblatt zu öffnen.

2. Eine Nichtverfügbarkeit hinzufügen:

   • Klicken Sie im Mitarbeiterprofilblatt auf die Schaltfläche „Nichtverfügbarkeit definieren“.

   • Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Details der Nichtverfügbarkeit festlegen können.

3. Details festlegen:

   • Wählen Sie, ob die Nichtverfügbarkeit einen Tag oder mehrere Tage beträgt.

   • Geben Sie das Beginndatum der Nichtverfügbarkeit und ggf. das Enddatum ein.

   • Legen Sie für jeden betroffenen Tag die Zeiten der Nichtverfügbarkeit fest.

   • Sie können sich auch für wiederkehrende Nichtverfügbarkeiten entscheiden, zum Beispiel jeden Samstag in einem bestimmten Zeitraum.

4. Sicherung:

   • Sind alle Angaben eingetragen, speichern Sie die Änderungen mit einem Klick auf „Hinzufügen“. Die Nichtverfügbarkeit wird dann vermerkt und ist im Personaleinsatzplan ersichtlich.

Nutzungstipps und bewährte Vorgehensweisen

• Präzise Planung: Achten Sie darauf, Nichtverfügbarkeiten so früh wie möglich zu definieren, um Planungskonflikte zu vermeiden und eine effiziente Ressourcenverwaltung sicherzustellen.

• Kommunikation: Informieren Sie Ihr Team über geplante Abwesenheiten, um eine klare Kommunikation aufrechtzuerhalten und Missverständnisse zu vermeiden.

Häufige Probleme und Lösungen

• Problem: Planungskonflikte: Lösung: Überprüfen Sie immer den globalen Zeitplan, bevor Sie eine neue Nichtverfügbarkeit festlegen, um Überschneidungen mit bereits geplanten Sitzungen zu vermeiden.

• Problem: Wiederkehrende Nichtverfügbarkeit: Lösung: Gehen Sie beim Einrichten einer wiederkehrenden Nichtverfügbarkeit sorgfältig vor, um sicherzustellen, dass sie nicht über den erforderlichen Zeitraum hinausgeht.

Hinweis: Nichtverfügbarkeiten werden im Personaleinsatzplan optisch durch eine graue Schraffur dargestellt und sind somit leichter zu erkennen. Diese Luken können auch signalisieren, dass Mitarbeiter für Ihr Team nicht verfügbar sind, während sie einer für Sie nicht sichtbaren Aktivität nachgehen.

Die Darstellung der Schraffur erfolgt optisch differenziert je nachdem welcher Benutzer die Nichtverfügbarkeit festlegt (Mitarbeiter oder Manager). Darüber hinaus ist es möglich, die Nichtverfügbarkeit aufzuteilen, um die betroffenen Zeitfenster genauer zu spezifizieren.

Wenn Sie diese Schritte und Tipps befolgen, können Sie die Nichtverfügbarkeit Ihrer Mitarbeiter auf Yoplanning effektiv verwalten und so eine optimale Planung der Aktivitäten Ihres Teams sicherstellen.