Verwaltung von Überzahlungen bei Bestellungen auf Yoplanning.pro
Einführung
Das Überzahlungsmanagement bei Bestellungen ist eine Funktion für den Umgang mit Situationen, in denen ein Kunde mehr als den fälligen Betrag für eine Dienstleistung bezahlt hat. Dieser Aufpreis kann auf zwei Arten ausgeglichen werden: durch eine direkte Rückerstattung an den Kunden oder durch die Einrichtung eines Kundenguthabens, das für zukünftige Transaktionen verwendet werden kann.
Schritte zur Verwendung der Überzahlungsverwaltungsfunktion
1. Zugriff auf das Überzahlungsmanagement
Gehen Sie zur Befehlsliste.
Verwenden Sie die Filter oben in der Liste, um die Bestellung des betreffenden Kunden zu finden.
2. Eine Überzahlung in eine Kundengutschrift umwandeln
Klicken Sie auf die Bestellung, um deren Details anzuzeigen.
Wählen Sie unten unter den verfügbaren Aktionen die Option „Gutschein verkaufen“ aus.
Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü „Kundenguthaben“.
Geben Sie den Betrag der Gutschrift ein, der der Überzahlung entspricht.
Gutschrifterstellung bestätigen: Der Rechnung wird eine Zeile hinzugefügt, die den zugewiesenen Betrag angibt.
Kreditnutzung durch den Kunden
Das dadurch entstehende Kundenguthaben wird automatisch im Kundenkonto gespeichert und kann bei jeder neuen Bestellung als Zahlungsmittel genutzt werden:
Bei einer neuen Reservierung oder Bestellung hat der Kunde die Möglichkeit, sein verfügbares Guthaben zu verwenden.
Der Gutschriftbetrag wird vom Gesamtbetrag Ihrer neuen Bestellung abgezogen.
Tipps zur Verwendung und bewährte Vorgehensweisen
Transparente Kommunikation: Stellen Sie sicher, dass Sie mit dem Kunden klar über die Bearbeitung seiner Überzahlung kommunizieren, sei es durch Rückerstattung oder Gutschrift.
Dokumentation: Yoplanning verfolgt alle ausgestellten Gutschriften zur zukünftigen Bezugnahme und zur Vereinfachung der Buchhaltungsabstimmung.
Prävention: Bitte beachten Sie, dass eine Validierung von Bestellungen in der Schlussrechnung nicht möglich ist, wenn diese eine Überzahlung enthalten. Überzahlungen müssen ausgeglichen werden, damit die Bestellung in eine Rechnung umgewandelt werden kann.
Häufige Probleme und Lösungen
Problem: Gutschrift nicht angewendet Lösung: Prüfen Sie, ob die Gutschrift erstellt wurde und im Kundenkonto sichtbar ist. Bei Abweichungen sind die eingegebenen Beträge nochmals zu prüfen und ggf. anzupassen.
Problem: Kunde weiß nicht, wie er das Guthaben verwenden kann Lösung: Stellen Sie sicher, dass der Kunde versteht, wie sein Guthaben bei zukünftigen Bestellungen verwendet werden kann.
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