Benutzerhandbuch zum Verbinden eines E-Mail-Systems über Zapier

Durch die Verbindung von Yoplanning mit einem E-Mail-System über Zapier können Sie die Verwaltung der E-Mail-Kommunikation automatisieren. Zapier ist eine Integrationsplattform, die die Verbindung verschiedener Anwendungen zur Automatisierung von Arbeitsabläufen erleichtert. Durch die Verwendung von Zapier mit Yoplanning können Sie Automatisierungen, sogenannte „Zaps“, erstellen, die auf verschiedene Auslöser in Yoplanning reagieren (z. B. das Hinzufügen eines neuen Kunden oder das Erstellen einer neuen Bestellung), um E-Mails zu senden oder andere Aktionen in Ihren Kommunikationssystemen auszuführen.

Schritte zur Verwendung der Funktion

• Zugriffstoken anfordern:

  • Bevor Sie beginnen, müssen Sie ein Zugriffstoken erhalten. Schreiben Sie dazu an [e-mail] und fordern Sie ein Token für die Integration mit Zapier an.

• Zugriff auf Zapier:

  • Melden Sie sich unter zapier.com bei Ihrem Zapier-Konto an.

• Erstellen Sie einen neuen Zap:

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche „Zap erstellen“, um einen neuen Zap zu erstellen.

• Wählen Sie Yoplanning als Auslöser:

  • Suchen Sie in der Anwendungsliste nach „Yoplanning“ und wählen Sie es aus.

  • Wählen Sie den entsprechenden Auslöser, beispielsweise „Neuer Kunde“, „Neue Bestellung“ oder „Kundendatensatz bearbeiten“.

  • Verbinden Sie Ihr Yoplanning-Konto mit dem erhaltenen Zugriffstoken.

• Konfigurieren Sie die Aktion im E-Mail-System:

  • Wählen Sie Ihre E-Mail-System-App (wie Mailchimp, SendGrid oder einen anderen von Zapier unterstützten Dienst).

  • Wählen Sie die auszuführende Aktion aus, z. B. „E-Mail senden“ oder „Zu einer Liste hinzufügen“.

  • Verbinden Sie Ihr E-Mail-Konto mit Zapier, indem Sie den Anweisungen zur Zugriffsautorisierung folgen.

• Daten zuordnen:

  • Ordnen Sie Yoplanning-Daten (wie Kundenname, E-Mail-Adresse usw.) den Feldern in Ihrer E-Mail-Aktion zu.

• Testen und aktivieren Sie den Zap:

  • Testen Sie den Zap, um sicherzustellen, dass er ordnungsgemäß funktioniert.

  • Aktivieren Sie Zap, damit es automatisch im Hintergrund ausgeführt wird.

Tipps zur Verwendung und bewährte Vorgehensweisen

• E-Mail-Segmentierung: Verwenden Sie Yoplanning-Triggerinformationen, um Ihre E-Mail-Listen zu segmentieren und gezielte Nachrichten an Ihre Kunden zu senden.

• Bestätigungen automatisieren: Richten Sie Zaps so ein, dass automatisch Bestellbestätigungen oder Sitzungserinnerungen gesendet werden.

• Analyse und Verbesserung: Überwachen Sie die Leistung Ihrer E-Mails und passen Sie Ihre Strategien anhand der Öffnungs- und Klickraten an.

Häufige Probleme und Lösungen

• Problem: Die Daten werden nicht richtig synchronisiert. Lösung: Überprüfen Sie, ob alle erforderlichen Felder richtig zugeordnet sind und ob die Verbindungen zwischen Yoplanning und Ihrem E-Mail-System aktiv und autorisiert sind.

• Problem: E-Mails werden nicht gesendet. Lösung: Stellen Sie sicher, dass Zap aktiviert ist und Ihr E-Mail-Konto über genügend Guthaben oder Kapazität zum Senden von E-Mails verfügt. Überprüfen Sie auch die Spam-Einstellungen und -Filter Ihres E-Mail-Dienstes.

• Problem: Auslöser funktioniert nicht. Lösung: Überprüfen Sie, ob die Integration von Yoplanning mit Zapier richtig konfiguriert ist und ob die erforderlichen Berechtigungen erteilt wurden. Sie können zur Diagnose des Problems auch die Ereignisprotokolle in Zapier überprüfen.