Guthaben für einen Kunden erstellen oder vorhandenes Guthaben verwenden

Einführung

Durch die Verwaltung von Kundenguthaben auf Yoplanning.pro können Sie Ihren Kunden mehr Flexibilität bieten, indem Sie einen Betrag für die zukünftige Verwendung verfügbar halten. Egal ob es um die Verwaltung einer Überzahlung, einer Aktivitätsverschiebung oder einer Vorauszahlung geht, diese Funktion sorgt für eine reibungslose Transaktionsabwicklung und garantiert gleichzeitig die buchhalterische Nachvollziehbarkeit.

Wofür wird ein Kundenkredit verwendet?

Ein Kundenguthaben stellt einen von einem Kunden gezahlten, aber noch nicht für eine Dienstleistung verwendeten Geldbetrag dar. Dabei kann es sich um ein rein buchhalterisches Guthaben oder auch um ein vorausbezahltes, über das Buchungsmodul nutzbares Aktivitätenpaket handeln. Durch eine Gutschrift bleibt der Betrag für den Kunden für eine spätere Verwendung verfügbar.

Wann soll Kundenkredit in Anspruch genommen werden?

Kundenkredite sind in unvorhergesehenen Situationen nützlich, beispielsweise:

• Eine abgesagte Aktivität (z. B.: schlechtes Wetter), bei der der Kunde nicht sofort einen neuen Termin vereinbaren kann.

• Vorauszahlungen, die einer späteren Leistung zugerechnet werden sollen.

Schritte zur Erstellung eines Kundenkredits

1. Auf eine Bestellung zugreifen

• Wenn bereits eine Bestellung vorliegt, öffnen Sie diese aus der Bestellliste.

• Wenn noch kein Befehl vorhanden ist, erstellen Sie über das Drei-Punkte-Menü einen neuen.

2. Guthaben aufladen

• Klicken Sie in der Bestellung auf den blauen Button "+ Als Gutschein verkaufen".

• Wählen Sie „Kundenguthaben“ aus.

3. Guthaben einrichten

• Standardmäßig ist der Begünstigte derjenige aus der ursprünglichen Bestellung. Ändern Sie es bei Bedarf.

• Geben Sie den zuzuweisenden Kreditbetrag an.

• Speichern Sie die Informationen, um die Erstellung abzuschließen.

Hinweise: Kundenguthaben haben kein Verfallsdatum und erscheinen in der Gutscheinliste unter dem Namen des Kunden und der Angabe des verfügbaren Restbetrages.

Unterschiede zwischen Kundenguthaben und Geschenkgutscheinen

• Kundenguthaben: Geldbetrag, der für einen beliebigen Einkauf genutzt werden kann.

• Geschenkgutschein: Berechtigung zur Inanspruchnahme einer Aktivität, unabhängig von ihrem Wert.

Obwohl sie im selben Abschnitt (Liste der Geschenkgutscheine) angezeigt werden, sind ihre Verwendungszwecke unterschiedlich. Achten Sie darauf, sie nicht zu verwechseln.

Abfrage der Restguthaben

Sie können nicht genutzte Credits einsehen:

• In der Geschenkgutscheinliste: Die Gutschrift erscheint mit dem Restbetrag auf den Namen des Kunden.

Einschränkungen und allgemeine Funktionsweise von Kundengutschriften

1. Löschen einer Bestellung mit Gutschrift

• Wenn Sie eine Bestellung löschen, die ungenutztes Kundenguthaben generiert hat, wird auch das Guthaben gelöscht.

• Wenn ein Teil des Guthabens verbraucht wurde, ist eine Löschung der Bestellzeile, die dem Kauf des Guthabens entspricht, nicht mehr möglich. (aus Gründen der Buchhaltungskonsistenz)

2. Löschen einer Bestellung, bei der Guthaben verwendet wurde

• Wird eine Bestellung gelöscht, bei der das Guthaben bereits teilweise verbraucht ist, wird das Kundenguthaben in Höhe des verbrauchten Betrags wieder gutgeschrieben.

Diese Regeln sorgen für eine genaue Nachvollziehbarkeit und vermeiden Verluste oder Duplikate.

Praktische Ratschläge für ein optimales Management

• Dokumentänderungen: Verwenden Sie die Verlaufsfunktionen, um zugewiesene, geänderte oder verwendete Credits zu verfolgen.

• Kommunizieren Sie mit Ihren Kunden: Informieren Sie sie über das Restguthaben und die Nutzungsbedingungen.

• Vor dem Löschen prüfen: Achten Sie darauf, dass es einen Grund für die Löschung einer Bestellung gibt, insbesondere wenn es sich um Gutschriften handelt.

Im Problemfall

Wenn Sie auf Schwierigkeiten stoßen, wenden Sie sich an den Support von Yoplanning.pro. Unser Team steht Ihnen bei der Lösung von Problemen zur Seite und unterstützt Sie bei der optimalen Nutzung von Kundenguthaben.

Das Kreditmanagement in Yoplanning.pro ist ein leistungsstarkes Tool zur Steigerung der Kundenzufriedenheit bei gleichzeitiger Aufrechterhaltung einer strengen Organisation Ihrer Aktivitäten. Befolgen Sie die beschriebenen Schritte für eine einfache und effektive Anwendung.