Wöchentliche Kontrolle der Auftragsvalidierung in der Schlussrechnung

Einführung

Um eine reibungslose und konforme Rechnungsstellung zu gewährleisten, ist eine regelmäßige Überwachung der zu validierenden Bestellungen unerlässlich. Obwohl Yoplanning eine automatische Validierung nach bestimmten Kriterien durchführt, ermöglicht eine wöchentliche Überprüfung die Identifizierung von Aufträgen, die aus verschiedenen Gründen nicht abgeschlossen wurden.

Wozu dient diese Funktion?

Mit dieser Funktion können Teams, die die Option „Buchhaltung“ abonniert haben, unvollendete Aufträge leicht identifizieren und Verzögerungen bei der Rechnungsstellung vermeiden. Eine wöchentliche Kontrolle hilft, diese Fälle zu identifizieren und eine effiziente Buchhaltungsverwaltung sicherzustellen.

Schritte zur Verwendung dieser Funktion

1. Zugriff auf das Menü „Bestellungen“: Klicken Sie im Zeitplan im linken Menü auf „Bestellungen“.

2. Definieren Sie den zu kontrollierenden Zeitraum:

   • Wählen Sie den Zeitraum aus, für den Sie die Rechnungsvalidierung prüfen möchten.

Tipp: Wählen Sie als Startdatum das Startdatum Ihres Geschäftsjahres und als Enddatum das heutige Datum abzüglich der in Ihren Einstellungen vorgegebenen Anzahl an Tagen zur automatischen Validierung.

1. Wenden Sie die erforderlichen Filter an:

   • Aktivieren Sie das Sitzungsdatumssymbol.

   • Wählen Sie im Filter Wiederverkäufer Ohne aus.

2. Erweiterte Filter hinzufügen:

   • Klicken Sie auf Filter.

   • Wählen Sie im Filter Status die Option Nicht abgeschlossen aus.

3. Analysieren Sie die Ergebnisse:

   • In der Liste werden alle Bestellungen angezeigt, die nicht abgeschlossen wurden.

   • Diese Bestellungen erfordern eine manuelle Validierung.

Gebrauchsanweisung

• Regelmäßige Planung: Führen Sie diese Prüfung wöchentlich durch, um sicherzustellen, dass alle Bestellungen rechtzeitig validiert werden und Verzögerungen bei der Rechnungsstellung vermieden werden.

• Analyse nicht abgeschlossener Bestellungen: Wenn einige Bestellungen regelmäßig als nicht abgeschlossen angezeigt werden, prüfen Sie, ob ein wiederkehrendes Problem vorliegt, das gelöst werden muss (fehlende Produkte, unvollständige Informationen usw.).

Siehe FAQ-Artikel: Warum werden manche Bestellungen nicht in eine endgültige Rechnung umgewandelt?

Häufige Probleme und Lösungen

• Problem: Bestellung wegen fehlender Informationen blockiert Lösung: Stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Informationen in der Bestellung vorhanden sind (Kundenname, zugehörige Produkte/Dienstleistungen usw.). Überprüfen Sie unfertige Elemente, um die Ursachen zu verstehen.

• Problem: Fehler bei den Sitzungsdaten Lösung: Wenn Sie keine Ergebnisse finden, überprüfen Sie, ob die Sitzungsdaten in den Filtern richtig ausgewählt sind.

Indem Sie diese Schritte befolgen, können Sie einen reibungslosen und vollständigen Rechnungsstellungsprozess in Yoplanning sicherstellen.