All pages
Powered by GitBook
1 of 6

Kundenkommunikation

Einführung

Um ein reibungsloses und professionelles Erlebnis zu gewährleisten, ist eine klare und effektive Kommunikation mit Ihren Kunden unerlässlich. Yoplanning.pro ermöglicht Ihnen die Verwaltung und Anpassung Ihrer verschiedenen Kommunikationskanäle, sei es per E-Mail, SMS oder über die in den Buchungsmodulen angezeigten Informationen.

Mit diesen Funktionen können Sie:

  • Erstellen und ändern Sie E-Mail- und SMS-Vorlagen, die automatisch an Kunden gesendet werden.

  • Präsentieren Sie Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen direkt im Reservierungsmodul.

  • Verwalten Sie an Kunden verteilte Adressen und Standorte, um genaue Informationen sicherzustellen.

In diesem Leitfaden erklären wir, wie Sie Ihre Kommunikation personalisieren und optimieren, um eine bessere Interaktion mit Ihren Kunden zu gewährleisten.

E-Mail-Vorlagen

Erstellen und ändern Sie E-Mail-Vorlagen, die von Yoplanning an den Endkunden gesendet werden.

SMS-Vorlagen

Erstellen und ändern Sie SMS-Vorlagen, die von Yoplanning an den Endkunden gesendet werden.

Allgemeine Verkaufsbedingungen

Präsentieren Sie Ihre Allgemeinen Verkaufsbedingungen in Ihren Reservierungsmodulen.

Ändern Sie die an Kunden verteilten Adressen.

Verwalten Sie die Standorte und die Adresse der Struktur im Allgemeinen.

Abschluss

Durch die ordnungsgemäße Verwaltung der Kommunikationskanäle können Sie ein nahtloses und professionelles Kundenerlebnis bieten. Durch die Personalisierung Ihrer E-Mails, SMS-Nachrichten und angezeigten Informationen sorgen Sie für eine klare Übermittlung wesentlicher Informationen und stärken das Kundenvertrauen.

Denken Sie daran, Ihre Kommunikationsvorlagen regelmäßig zu aktualisieren und die Richtigkeit der verteilten Informationen zu überprüfen, um Verwirrungen zu vermeiden. Eine gut optimierte Kommunikation trägt zu einer besseren Kundenzufriedenheit und einer effizienteren Verwaltung Ihrer Reservierungen bei.

Anleitung zum Ändern von E-Mail-Vorlagen auf Yoplanning

Greifen Sie auf die E-Mail-Einstellungen zu

  1. Melden Sie sich bei Ihrem Yoplanning-Konto an.

  2. Klicken Sie im linken Menü auf „Administration“.

  3. Klicken Sie im erscheinenden Untermenü auf „Konfiguration“.

  4. Eine neue Seite wird geöffnet. Suchen Sie nach dem Abschnitt „E-Mail“.

Die verschiedenen E-Mail-Vorlagen verstehen

In diesem Abschnitt finden Sie sieben Arten von E-Mail-Vorlagen. Jeder Typ kann mehrere Vorlagen haben, es wird jedoch nur eine als Standardvorlage festgelegt. Diese Standardvorlage wird verwendet, wenn das System E-Mails automatisch versendet. Hier ist eine kurze Beschreibung jedes Modelltyps:

  • Bestellung: Diese Vorlage wird für Bestätigungs-E-Mails verwendet, die nach einem Online-Kauf oder einem manuellen Versand Ihrerseits an Kunden gesendet werden.

  • Erinnerung: Diese Vorlage wird für Erinnerungs-E-Mails verwendet, die automatisch an Kunden gesendet werden, um sie über die Zeiten und die Art ihrer Dienstleistung zu informieren.

  • Zahlungslink: Diese Vorlage wird verwendet, wenn Sie von einem Kunden eine Zahlung per E-Mail anfordern. Diese Aktion ist immer manuell.

  • Erinnerung: Zahlungslink: Diese Vorlage wird für automatische Erinnerungen verwendet, die an Kunden nach dem Senden eines Zahlungslinks gesendet werden.

  • Rückerstattung: Diese Vorlage wird für Rückerstattungsbestätigungs-E-Mails verwendet, die während einer Stripe-Transaktion automatisch gesendet werden.

  • Sitzung: Diese Vorlage wird für Informations- oder Stornierungs-E-Mails verwendet, die an Sitzungsteilnehmer gesendet werden.

  • Gebühren: Diese Vorlage wird für E-Mails verwendet, die an Mitarbeiter gesendet werden, für die eine Gebührenabrechnung erstellt wurde.

Passen Sie E-Mail-Vorlagen an

Jede E-Mail-Vorlage ist personalisierbar und mehrsprachig. Stellen Sie sicher, dass die Sprache des Kunden korrekt eingegeben ist und dass in der Vorlage Text für diese Sprache vorhanden ist. Standardmäßig wird die Sprache Ihres Teams verwendet.

Sie können Variablen in Ihre Modelle integrieren, um Kontextinformationen wie den Namen des Kunden oder seinen Serviceplan einzubeziehen. Diese Variablen sind immer auf Englisch und wie folgt aufgebaut: %variable%.

Die Liste der verfügbaren Variablen befindet sich für jedes Modell unten im Konfigurationsfenster. Beachten Sie, dass die verfügbaren Variablen je nach Modell variieren können. Klicken Sie hier, um detailliertere Informationen zur Verwendung der Variable anzuzeigen.

Wenn Sie mit der Anpassung Ihrer Vorlagen fertig sind, vergessen Sie nicht, Ihre Änderungen zu speichern.

Details zu den in Kunden-E-Mails verfügbaren Variablen

Mithilfe der Variablen in den E-Mail-Vorlagen von Yoplanning können Sie Ihre Kommunikation personalisieren, indem Sie automatisch Informationen integrieren, die für jeden Kunden oder jede Reservierung spezifisch sind. Hier finden Sie eine Liste der verfügbaren E-Mail-Vorlagen und der Variablen, die Sie für jede einzelne verwenden können.

1. Erinnerungs-E-Mail

Diese E-Mail wird gesendet, um den Kunden an die Details seiner Reservierung zu erinnern. Hier sind die Variablen, die für diesen Nachrichtentyp verfügbar sind:

  • %session_title%: Der Titel der reservierten Sitzung oder Aktivität.

  • %start_date%: Das Startdatum und die Startzeit der Sitzung.

  • %client_first_name%: Der Vorname des Kunden.

  • %client_last_name%: Der Nachname des Kunden.

  • %location%: Der Ort der Aktivität.

  • %meeting_point%: Der Treffpunkt für die Aktivität.

  • %post_booking_message%: Eine personalisierte Nachricht, die nach der Buchung hinzugefügt wird.

  • %staff_first_name%: Der Vorname des betreuenden Mitarbeiters.

  • %staff_last_name%: Der Nachname des betreuenden Mitarbeiters.

  • %staff_phone_number%: Die Telefonnummer des Vorgesetzten.

2. Bestell-E-Mail

Diese Nachricht wird zur Bestätigung einer Bestellung oder Reservierung verwendet. Die verfügbaren Variablen sind:

  • %client_first_name%: Der Vorname des Kunden.

  • %client_last_name%: Der Nachname des Kunden.

  • %post_booking_message%: Eine personalisierte Nachricht, die nach der Buchung hinzugefügt wird.

3. Zahlungslink und Zahlungslink-Erinnerungs-E-Mail

Diese E-Mails werden gesendet, damit der Kunde eine Reservierung online bezahlen kann. Die verfügbaren Variablen sind:

  • %client_first_name%: Der Vorname des Kunden.

  • %client_last_name%: Der Nachname des Kunden.

  • % payment_link%: Der direkte Link zur Durchführung der Zahlung.

  • %amount%: Der zu zahlende Betrag.

4. E-Mail-Post-Aktivität

Diese E-Mail wird versendet, nachdem der Kunde an einer Aktivität teilgenommen hat. Die verfügbaren Variablen sind:

  • %client_first_name%: Der Vorname des Kunden.

  • %client_last_name%: Der Nachname des Kunden.

  • %session_title%: Der Titel der Sitzung oder Aktivität.

  • %start_date%: Das Startdatum und die Startzeit der Sitzung.

  • %staff%: Informationen zum Aufsichtspersonal.

5. Rückerstattungs-E-Mail

Diese E-Mail wird verwendet, um den Kunden über eine Rückerstattung zu informieren. Sie kann die folgenden Variablen enthalten:

  • %client_first_name%: Der Vorname des Kunden.

  • %client_last_name%: Der Nachname des Kunden.

  • %order_reference%: Die Referenz der erstatteten Bestellung.

  • %amount%: Der zurückerstattete Betrag.

6. Sitzungs-E-Mail

Diese E-Mail wird blind kopiert (BCC) an mehrere Empfänger gesendet, um allgemeine Informationen zu einer Sitzung auszutauschen. Es ist keine personalisierte Variable verfügbar, da die E-Mail nicht personenbezogen ist.

7. E-Mail-Gebühren

Diese E-Mail wird verwendet, um einen Kunden über Gebühren im Zusammenhang mit einer Dienstleistung zu informieren. Die verfügbaren Variablen sind:

  • %client_first_name%: Der Vorname des Kunden.

  • %client_last_name%: Der Nachname des Kunden.

  • %source_team%: Der Name des Teams (der Entität), das die Gebühren erhebt.

Vereinfachte Erklärung

Jede E-Mail-Vorlage kann eine Reihe von Variablen verwenden, um automatisch Informationen einzufügen, die für jeden Kunden oder jede Reservierung spezifisch sind. Dadurch können Sie Nachrichten personalisieren, ohne jedes Detail manuell eingeben zu müssen. Wenn Sie beispielsweise „%client_first_name%“ verwenden, wird der Vorname des Kunden automatisch in die E-Mail eingefügt. Beachten Sie, dass einige Variablen spezifisch für einen E-Mail-Typ sind und in anderen nicht verfügbar sind.

Schließlich ist es für E-Mails, die in Blindkopie (CCI) versendet werden, wie z. B. Sitzungs-E-Mails, nicht möglich, benutzerdefinierte Variablen zu verwenden, da diese Nachrichten für alle Empfänger identisch sind.

Fügen Sie Ihre Allgemeinen Verkaufsbedingungen in Yoplanning.pro ein

Einführung

Durch die Integration Ihrer Allgemeinen Verkaufsbedingungen (AGB) in Yoplanning.pro gewährleisten Sie vollständige Transparenz gegenüber Ihren Kunden und erfüllen gesetzliche Verpflichtungen. Indem Sie Ihre AGB direkt über das Buchungsmodul zugänglich machen, erleichtern Sie deren Einsichtnahme und minimieren das Risiko von Streitigkeiten.

Mit dieser Funktion können Sie einfach einen Link zu Ihren AGB hinzufügen, um sicherzustellen, dass jeder Kunde sie vor Abschluss einer Buchung überprüfen kann. In diesem Handbuch wird Schritt für Schritt erklärt, wie Sie diese Option konfigurieren und welche Best Practices für eine optimale Verwaltung angewendet werden sollten.

Schritte zur Verwendung der Funktion

1. Bereiten Sie Ihre Allgemeinen Verkaufsbedingungen vor

  • Stellen Sie sicher, dass Ihre AGB schriftlich vorliegen und online zugänglich sind.

  • Sie müssen als PDF-Dokument oder auf einer speziellen Webseite mit einer gültigen URL verfügbar sein.

2. Greifen Sie auf die Funktionalität in Yoplanning.pro zu

  • Melden Sie sich bei Ihrem Konto an und greifen Sie auf Ihren Zeitplan zu.

  • Klicken Sie im linken Menü auf „Verwaltung“.

  • Gehen Sie zum Abschnitt „Konfiguration“.

  • Wählen Sie "Team" aus.

  • Klicken Sie auf die drei kleinen Punkte und wählen Sie „Bearbeiten“ Ihrer Teameinstellungen.

3. Link zu den AGB einfügen

  • Suchen Sie im Abschnitt „Verkäufe“ das Feld mit den Allgemeinen Verkaufsbedingungen.

  • Fügen Sie die URL Ihrer AGB in das dafür vorgesehene Feld ein.

4. Änderungen speichern

  • Sobald die URL hinzugefügt wurde, klicken Sie auf „Speichern“, um die Änderungen zu speichern.

Tipps und bewährte Methoden

  • Zugänglichkeit prüfen: Stellen Sie sicher, dass die URL Ihrer AGB immer öffentlich zugänglich ist.

  • Regelmäßige Aktualisierung: Aktualisieren Sie Ihre AGB regelmäßig, um Änderungen Ihrer Verkaufsrichtlinien oder Gesetze zu berücksichtigen.

  • Klarheit und Einfachheit: Gestalten Sie Ihre AGB so klar und einfach wie möglich, um Verwirrung bei den Benutzern zu vermeiden.

Häufige Probleme und Lösungen

  • Problem: Link funktioniert nicht Lösung: Wenn der Link nicht funktioniert, überprüfen Sie, ob er richtig kopiert wurde und keine Formatierungsfehler vorliegen.

  • Problem: Änderungen nicht gespeichert Lösung: Denken Sie daran, nach dem Einfügen oder Bearbeiten des Links auf die Schaltfläche Speichern zu klicken.

Abschluss

Das Hinzufügen Ihrer Allgemeinen Verkaufsbedingungen zu Yoplanning.pro ist ein wesentlicher Schritt, um Klarheit und Konformität in Ihrer Kundenbeziehung sicherzustellen. Indem Sie diese direkt aus Ihrem Buchungsmodul zugänglich machen, gewährleisten Sie eine transparente und sichere Kommunikation.

Um eine optimale Wirksamkeit zu erzielen, achten Sie darauf, Ihre AGB regelmäßig zu aktualisieren, die Zugänglichkeit der Links zu testen und sicherzustellen, dass Ihre Bedingungen für Ihre Kunden klar und verständlich bleiben.

Wenn Sie diese Schritte und Tipps befolgen, können Sie Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen problemlos in Yoplanning.pro integrieren und so die Rechtskonformität und mehr Transparenz für Ihre Kunden gewährleisten.

Anleitung zum Ändern von SMS-Vorlagen auf Yoplanning

Yoplanning bietet flexible Funktionen zum Anpassen der SMS-Vorlage für Nachrichten, die nach Aktivitäten gesendet werden. Diese Personalisierung ist wichtig, um Links zu Bewertungssammelsystemen wie TripAdvisor einzubinden. Bitte beachten Sie, dass SMS-Nachrichten auf 128 Zeichen begrenzt sind, um zusätzliche Kosten zu vermeiden.

Schritte zum Ändern der SMS-Vorlage für Nachrichten nach der Aktivität

  1. Zugriff auf die SMS-Bearbeitungsfunktion:

    • Wählen Sie im Hauptmenü den Abschnitt „Konfiguration“.

    • Klicken Sie auf „Sms“, um auf die SMS-Einstellungen zuzugreifen.

  2. Änderung der SMS-Vorlage:

    • Im Abschnitt „Sms“ finden Sie die SMS-Vorlage für Nachrichten nach der Aktivität.

    • Klicken Sie auf die Bearbeitungsoption (dargestellt durch drei kleine Punkte oder ein Bleistiftsymbol), um die SMS-Vorlage zu öffnen.

    • Bearbeiten Sie den SMS-Text nach Bedarf. Fügen Sie bei Bedarf unbedingt den Link zu Ihrer Bewertungsplattform hinzu.

    • Halten Sie es kurz und prägnant, um die Beschränkung auf 128 Zeichen einzuhalten.

  3. Änderungen speichern:

    • Nachdem Sie die erforderlichen Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie auf „Speichern“, um die Vorlage zu aktualisieren.

Benutzertipps und Best Practices

  • Prägnanz: Angesichts der Zeichenbeschränkung ist es wichtig, prägnant zu bleiben und gleichzeitig die Botschaft klar zu vermitteln.

  • Kurzlinks einschließen: Nutzen Sie URL-Kürzungsdienste, um Links in Ihre SMS-Nachrichten einzufügen.

  • Testnachricht: Senden Sie eine Testnachricht an sich selbst oder einen Kollegen, um sicherzustellen, dass der Link funktioniert und die Nachricht klar ist.

Management häufiger Probleme

  • Zeichenbeschränkung überschritten: Wenn Sie die Zeichenbeschränkung von 128 überschreiten, wird die Nachricht möglicherweise als mehrere SMS-Nachrichten abgerechnet. Überprüfen Sie immer die Länge der Nachricht, bevor Sie sie speichern.

  • Nicht funktionale Links: Stellen Sie sicher, dass die in der SMS enthaltenen Links aktiv sind und zur richtigen Seite führen. Testen Sie sie, bevor Sie das Modell fertigstellen.

Wenn Sie diese Schritte und Tipps befolgen, können Sie SMS-Vorlagen für Nachrichten nach der Aktivität in Yoplanning effektiv anpassen und dabei technische Einschränkungen berücksichtigen und die Wirkung Ihrer Kommunikation maximieren.

Ändern Sie die Adresse Ihrer Struktur

Befolgen Sie diese detaillierten Anweisungen, um die an Kunden verteilten Adressen zu ändern und die Standorte sowie die Adresse der allgemeinen Struktur in Yoplanning.pro zu verwalten. Dadurch wird sichergestellt, dass die Ihren Kunden angezeigte Adresse aktuell und korrekt ist und Ihren aktuellen Anforderungen entspricht.

Ändern Sie die Adresse Ihrer Struktur

  1. Zugriff auf die Konfiguration: Melden Sie sich zunächst bei Ihrem Yoplanning.pro-Konto an. Gehen Sie zum Hauptmenü und wählen Sie „Administration“ und dann „Konfiguration“.

  2. Team auswählen: Suchen Sie im Konfigurationsmenü nach der Option "Team" und wählen Sie sie aus. Dadurch gelangen Sie auf die Seite, auf der Sie Ihre Strukturinformationen verwalten können.

  3. Adresse bearbeiten: Verwenden Sie das Menü „3 kleine Punkte“ oben rechts auf der Teamseite, um auf erweiterte Optionen zuzugreifen. Wählen Sie „Bearbeiten“, um die Teaminformationen, einschließlich Adressen, zu bearbeiten.

  4. Verfügbare Adressen: Beachten Sie, dass Sie zwei Arten von Adressen konfigurieren können:

    • Allgemeine Adresse: Die Hauptadresse Ihrer Struktur, die als allgemeiner Bezugspunkt für Ihr Unternehmen verwendet werden kann.

    • Die Rechnungsadresse: Speziell für die Ausstellung von Rechnungen wird diese Adresse als rechtliche Adresse Ihres Hauptsitzes verwendet. Stellen Sie sicher, dass Sie es bei Bedarf aktualisieren, damit es Ihren Abrechnungsanforderungen entspricht.

  5. Standortverwaltung: Adressen, die mit bestimmten Treffpunkten für Ihre Aktivitäten verknüpft sind, finden Sie unter siehe Standortverwaltung. In diesem Abschnitt können Sie die spezifischen Adressen für jede von Ihnen angebotene Aktivität oder jeden Treffpunkt anpassen.

Gebrauchsanweisung

  • Genauigkeit der Adressen: Stellen Sie sicher, dass die Adressen korrekt und aktuell sind, um Verwirrung bei Ihren Kunden zu vermeiden. Verwenden Sie bei Bedarf klare Beschreibungen für bestimmte Standorte.

  • Treffpunkte: Wenn Ihr Unternehmen über kein Büro oder einen festen Standort für Kundentermine verfügt, geben Sie die Treffpunkte in der Beschreibung Ihrer Aktivitäten klar an, um zu verhindern, dass Kunden an eine ungeeignete Adresse kommen.