Einführung

Die Rückerstattung einer Bestellung ist ein wichtiger Schritt im Transaktionsmanagement und zur Kundenzufriedenheit. Mit Yoplanning können Sie ganz einfach eine Rückerstattung vornehmen, entweder automatisch über eine Online-Zahlungsplattform (Stripe, Adyen, Payline) oder manuell bei Offline-Zahlungen.

Schritte zur Rückerstattung

1. Zugriff auf die betreffende Bestellung:

   • Navigieren Sie im linken Menü zum Abschnitt „Bestellungen“.

   • Suchen und wählen Sie die Bestellung aus, für die eine Rückerstattung erfolgen soll.

2. Rückerstattungsprozess einleiten:

   • Klicken Sie unter der Schaltfläche „Zahlung hinzufügen“ auf den Link „Rückerstattung“.

3. Auswahl der Rückerstattungsart:

   • Wählen Sie zwischen manueller oder automatischer Rückerstattung.

     • Automatische Rückerstattung: Verfügbar für Zahlungen, die über Online-Zahlungssysteme (Payline, Stripe, Adyen) getätigt wurden.

     • Manuelle Rückerstattung: Für Zahlungen, die nicht vom automatischen System abgedeckt sind.

4. Eingabe des Rückerstattungsbetrags:

   • Bestimmen Sie den zurückzuzahlenden Betrag. Eine Rückerstattung der gesamten ursprünglichen Zahlung ist nicht erforderlich.

5. Abschluss der Rückerstattung:

   • Zur automatischen Rückerstattung übermittelt Yoplanning die Bestellung direkt an die Zahlungsplattform.

   • Für eine manuelle Rückerstattung führen Sie die eigentliche Rückerstattungsaktion außerhalb von Yoplanning durch und notieren Sie die Transaktion in der Yoplanning-Kasse.

Tipps zur Verwendung und bewährte Vorgehensweisen

• Überprüfung: Stellen Sie die Gültigkeit der Rückerstattungsanforderung sicher, bevor Sie mit der Rückerstattung fortfahren.

• Genauigkeit: Geben Sie den genauen Betrag ein, um buchhalterische Ungleichgewichte zu vermeiden.

• Wertstellungsdatum: Geben Sie bei einer manuellen Rückerstattung bitte das korrekte Datum der Transaktion an, um die Nachverfolgung zu erleichtern.

Häufige Probleme und Lösungen

• Problem: Betragsfehler Lösung: Stellen Sie sicher, dass der eingegebene Betrag mit der beabsichtigten Rückerstattung übereinstimmt.

• Problem: Auswahl der falschen Rückerstattungsart Lösung: Bitte überprüfen Sie die ursprüngliche Zahlungsart, bevor Sie die Rückerstattungsmethode auswählen.

• Synchronisierungsprobleme mit Zahlungsplattformen Lösung: Überprüfen Sie im Falle einer automatischen Rückerstattung die Verbindung zwischen Yoplanning und der Zahlungsplattform.

Um noch weiter zu gehen. Einige zusätzliche Artikel zu verschiedenen Szenarien:

Wie müssen die Dinge eingegeben werden, um aus buchhalterischer Sicht konform zu sein?

• Rückerstattung der gesamten Bestellung.

• Teilweise Rückerstattung.

• Rückerstattung einer in der Rechnung bestätigten Bestellung.

Wenn Sie eine Bestellung vollständig erstatten müssen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Stellen Sie sicher, dass der Zahlungssaldo der Bestellung Null ist.

2. An diesem Punkt ist die Rückerstattung abgeschlossen und Sie haben die Möglichkeit, die Bestellung zu löschen.

3. Beachten Sie, dass die Bestelldaten auch nach dem Löschen im Archiv erhalten bleiben.

4. Um den Zahlungsverlauf anzuzeigen, gehen Sie zum Abschnitt „Zahlung“, um die Liste der Transaktionen anzuzeigen.

5. Von dort aus können Sie überprüfen, wofür die Zahlungen getätigt wurden.

Beachten Sie, dass das Löschen der Bestellung optional ist und von den Auftragsverwaltungsrichtlinien Ihres Unternehmens abhängt.

Wenn Sie eine teilweise Rückerstattung erhalten, müssen Sie die Bestellung ändern, um den korrekten Betrag anzugeben. Folge diesen Schritten:

1. Öffnen Sie die entsprechende Bestellung.

2. Klicken Sie oben rechts auf das Menü mit den drei kleinen Punkten, um es zu bearbeiten.

3. Bearbeiten Sie die Befehlszeilen wie folgt:

   • So löschen Sie Artikel: Löschen Sie die nicht in Rechnung gestellten Artikelzeilen.

   • Um Beträge anzupassen: Ändern Sie die Mengen oder Preise, um sie an den zurückerstatteten Teilbetrag anzupassen.

4. Stellen Sie sicher, dass der endgültige Bestellbetrag mit der tatsächlich erhaltenen Zahlung übereinstimmt.

5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern, um die Änderungen zu speichern.

Bedeutung der Korrespondenz zwischen der Bestellung und den Dienstleistungen

Es ist wichtig sicherzustellen, dass die Auftragsdetails die tatsächlich erbrachten Leistungen genau widerspiegeln. Dadurch wird Transparenz gewährleistet und das Vertrauen zwischen Lieferant und Kunde aufrechterhalten. Inkonsistenzen können zu Missverständnissen führen und die Zuverlässigkeit des Abrechnungsprozesses beeinträchtigen. Eine genaue Auftragsaufzeichnung ermöglicht auch eine genaue Buchführung, die für das Finanzmanagement und die Einhaltung von Steuervorschriften unerlässlich ist.

Dies betrifft nur Benutzer, deren Rechnungsmodul an die französische Buchhaltung angepasst ist. Beim Erstattungsprozess für eine in der Rechnung validierte Bestellung sind zwei unterschiedliche Situationen zu berücksichtigen:

1. Komplette Rückerstattung

Obwohl selten, kann diese Situation auftreten. Wenn es auftritt, gehen Sie wie folgt vor:

• Öffnen Sie die betroffene Rechnung erneut.

• Es wird automatisch eine Gutschrift erstellt.

• Geben Sie die Rückerstattungstransaktion ein.

• Die Originalrechnung bleibt zugänglich, wird aber mit dem Status „Storniert“ angezeigt.

2. Teilerstattung

Dies ist in der Regel auf einen Abrechnungsfehler zurückzuführen. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine Teilrückerstattung zu veranlassen:

• Öffnen Sie die zu korrigierende Rechnung erneut.

• Ändern Sie die Leistungen oder passen Sie die Preise entsprechend dem festgestellten Fehler an.

• Anschließend validieren Sie die Bestellung erneut als Rechnung.

• Dies führt zur Erstellung einer Gutschrift für die ursprüngliche Rechnung und zur Erstellung einer neuen Rechnung, die die vorherige storniert und ersetzt.

Wichtiger Hinweis: Seien Sie vorsichtig beim erneuten Öffnen von Rechnungen

Das erneute Öffnen einer Rechnung ist ein bedeutender Buchhaltungsvorgang, der zu einem Anstieg des Buchungsvolumens im Verkaufsjournal führt. Tatsächlich kann jede Wiedereröffnung, gefolgt von einer erneuten Rechnungsvalidierung, die Anzahl der erforderlichen Buchhaltungseinträge verdreifachen. Daher ist es ratsam, diese Maßnahmen so weit wie möglich einzuschränken. Eine bewährte Vorgehensweise besteht darin, zu versuchen, Änderungen an Bestellungen zu antizipieren, bevor diese in Rechnung gestellt werden. Hierzu werden Ihnen Einstellungen zur Verfügung gestellt, um die automatische Abrechnung um einige Tage nach Ende des Dienstes zu verschieben. Mit dieser Funktionalität können Sie Anpassungen im Voraus vornehmen und wiederholte Buchhaltungsvorgänge vermeiden.

Paramètres de Décalage de Facturation:
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