Mit der Personalnichtverfügbarkeit können Sie Zeiträume markieren, in denen ein Teammitglied (Mitarbeiter) nicht verfügbar ist, um an einer Aktivität teilzunehmen oder diese zu beaufsichtigen. Egal ob geplante Abwesenheit wie Urlaub, persönliche Termine oder Schulungen: Durch die Definition der Nichtverfügbarkeit ist eine präzise Planung gewährleistet und es kommt nicht zu Terminkonflikten.
Zugriff auf die Funktion:
Gehen Sie zum Abschnitt „Nichtverfügbarkeit“ oder klicken Sie links in Ihrem Dienstplan auf den Namen des Mitarbeiters, um dessen Profilblatt zu öffnen.
Eine Nichtverfügbarkeit hinzufügen:
Klicken Sie im Mitarbeiterprofilblatt auf die Schaltfläche „Nichtverfügbarkeit definieren“.
Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Details der Nichtverfügbarkeit festlegen können.
Details festlegen:
Wählen Sie, ob die Nichtverfügbarkeit einen Tag oder mehrere Tage beträgt.
Geben Sie das Beginndatum der Nichtverfügbarkeit und ggf. das Enddatum ein.
Legen Sie für jeden betroffenen Tag die Zeiten der Nichtverfügbarkeit fest.
Sie können sich auch für wiederkehrende Nichtverfügbarkeiten entscheiden, zum Beispiel jeden Samstag in einem bestimmten Zeitraum.
Sicherung:
Sind alle Angaben eingetragen, speichern Sie die Änderungen mit einem Klick auf „Hinzufügen“. Die Nichtverfügbarkeit wird dann vermerkt und ist im Personaleinsatzplan ersichtlich.
Präzise Planung: Achten Sie darauf, Nichtverfügbarkeiten so früh wie möglich zu definieren, um Planungskonflikte zu vermeiden und eine effiziente Ressourcenverwaltung sicherzustellen.
Kommunikation: Informieren Sie Ihr Team über geplante Abwesenheiten, um eine klare Kommunikation aufrechtzuerhalten und Missverständnisse zu vermeiden.
Problem: Planungskonflikte: Lösung: Überprüfen Sie immer den globalen Zeitplan, bevor Sie eine neue Nichtverfügbarkeit festlegen, um Überschneidungen mit bereits geplanten Sitzungen zu vermeiden.
Problem: Wiederkehrende Nichtverfügbarkeit: Lösung: Gehen Sie beim Einrichten einer wiederkehrenden Nichtverfügbarkeit sorgfältig vor, um sicherzustellen, dass sie nicht über den erforderlichen Zeitraum hinausgeht.
Hinweis: Nichtverfügbarkeiten werden im Personaleinsatzplan optisch durch eine graue Schraffur dargestellt und sind somit leichter zu erkennen. Diese Luken können auch signalisieren, dass Mitarbeiter für Ihr Team nicht verfügbar sind, während sie einer für Sie nicht sichtbaren Aktivität nachgehen.
Die Darstellung der Schraffur erfolgt optisch differenziert je nachdem welcher Benutzer die Nichtverfügbarkeit festlegt (Mitarbeiter oder Manager). Darüber hinaus ist es möglich, die Nichtverfügbarkeit aufzuteilen, um die betroffenen Zeitfenster genauer zu spezifizieren.
Wenn Sie diese Schritte und Tipps befolgen, können Sie die Nichtverfügbarkeit Ihrer Mitarbeiter auf Yoplanning effektiv verwalten und so eine optimale Planung der Aktivitäten Ihres Teams sicherstellen.
In der Anwendung Yoplanning.pro ist die Verwaltung der Personalverfügbarkeit unerlässlich, um eine effiziente und präzise Planung Ihrer Aktivitäten sicherzustellen. Allerdings kann es vorkommen, dass bei der Eingabe dieser Nichtverfügbarkeiten Fehler passieren. In diesem Leitfaden wird erläutert, wie Sie die Nichtverfügbarkeit eines Mitarbeiters löschen und welche Einschränkungen es für die Änderung dieser Nichtverfügbarkeit gibt.
Gehen Sie zum Hauptmenü auf der linken Seite Ihres Bildschirms.
**Klicken Sie auf den Abschnitt „Nichtverfügbarkeit“, um die Liste der für das gesamte Team eingegebenen Nichtverfügbarkeiten zu öffnen.
Es ist wichtig zu beachten, dass Sie eine Nichtverfügbarkeit nicht direkt ändern können. Die einzige verfügbare Option besteht darin, die bestehende Nichtverfügbarkeit zu löschen und dann bei Bedarf eine neue einzutragen. So gehen Sie beim Löschen vor:
Filtern Sie die Nichtverfügbarkeitsliste nach dem Personal, dessen Nichtverfügbarkeit Sie entfernen möchten. Dies erleichtert das Auffinden des spezifischen Eintrags, den Sie verwalten möchten.
Wählen Sie die Nichtverfügbarkeit aus, die Sie entfernen möchten, indem Sie das entsprechende Kontrollkästchen aktivieren.
Verwenden Sie die Löschoption. Sobald die Nichtverfügbarkeit ausgewählt ist, verwenden Sie die Schaltfläche oder das Symbol „Löschen“, um den Eintrag aus der Liste zu entfernen.
Allgemeine Nichtverfügbarkeiten, d. h. solche, die sich auf die Gesamtverfügbarkeit des Personals für alle Teams auswirken, können nicht von Managern oder Teamadministratoren geändert werden. In diesem Fall muss die Änderung direkt beim betroffenen Personal beantragt werden.
Diese Einschränkung stellt sicher, dass allgemeine Ausfälle, die mehrere Teams oder Aktivitäten betreffen könnten, mit direkter Kommunikation verwaltet werden, um Verwirrung oder Terminkonflikte zu vermeiden.
Kommunizieren Sie klar mit den Mitarbeitern, deren Nichtverfügbarkeit beseitigt werden muss, insbesondere wenn eine neue Nichtverfügbarkeit eingegeben werden muss. Dies hilft, Fehler und Missverständnisse zu vermeiden.
Überprüfen Sie regelmäßig die eingegebene Nichtverfügbarkeit, um sicherzustellen, dass sie aktuell ist und die Verfügbarkeit Ihres Teams genau widerspiegelt.
Wenn Sie Schwierigkeiten haben, einen Ausfall zu beheben, stellen Sie sicher, dass Sie über die erforderlichen Rechte zum Ausführen dieser Aktion verfügen. Wenn das Problem weiterhin besteht, wenden Sie sich für Unterstützung an den technischen Support von Yoplanning.pro.
In diesem Leitfaden finden Sie die notwendigen Schritte zum Verwalten der Beseitigung von Ausfallzeiten in der Yoplanning.pro-Anwendung sowie wichtige Informationen zu den mit dieser Aufgabe verbundenen Einschränkungen und Best Practices.